Verwaltung des Aufzugs delegieren?

Die Fremdverwaltung von Aufzügen ist ein Phänomen, das in der Immobilienbranche weit verbreitet ist. Lohnt sich das für die Betreiber?

Beispiel: Eigentümergemeinschaften beauftragen einen Verwalter, der sich um alles rund um das Mehrfamilienhaus kümmert, einschließlich der Instandhaltung des Aufzugs. Doch wie sieht es aus, wenn ein Unternehmen beauftragt wird, das die Wartung und Instandsetzungen des Aufzugs beaufsichtigt, kontrolliert und dokumentiert?

In diesem Modell entscheidet das "verwaltende" Unternehmen, welche Reparaturen wann durchgeführt werden müssen und wertet die gesammelten Daten über die entsprechende Aufzuganlage aus, um notwendige Maßnahmen auszuloten und einleiten zu können.

Auf den ersten Blick liegen die Vorteile dieses Modells auf der Hand. Der Betreiber braucht sich in diesem Fall keine Sorgen mehr zu machen, dass mit seinem Aufzug irgendetwas nicht in Ordnung ist – aus rechtlicher und technischer Sicht, das gilt auch für die Verfügbarkeit. Und dann soll sich auch noch eine Kostenersparnis ergeben durch die anlagenspezifische Betreuung. Perfekt – doch ist das alles wirklich so einfach?

Schwer zu kalkulierende Ersparnisse

Das beauftragte Unternehmen möchte in erster Linie selbst Geld mit seiner Dienstleistung verdienen. Um genau bestimmen zu können, welche Maßnahmen wann notwendig sind, muss eine Statistik erstellt werden. Diese muss spezifische Verschleißdaten enthalten, beispielsweise, wie lange eine Türrolle im Regelfall hält, wie lange ein Leuchtmittel leuchtet oder nach wie vielen Türöffnungsvorgängen eine Türführung verschleißt. Bei diesem Punkt stellt sich die Frage, ob ein solches System wirklich wirtschaftlich ist. Den erheblichen Kosten dieser Dienstleistung stehen nämlich nur schwer zu kalkulierende Ersparnisse gegenüber.

Wenn ein Unternehmen mit der Wahrnehmung der Aufzugbetreuung beauftragt wird, muss die Frage gestattet sein, ob dieses Unternehmen überhaupt in der Lage ist, die gleichen Beurteilungen des Anlagenzustandes zu liefern wie ein eigener qualifizierter Mitarbeiter. Denn dies würde gewissermaßen ein ständiges "vor Ort sein" bedingen, was sehr zeitaufwendig und teuer sein kann.

Störung dem Instandhaltungsunternehmen melden

Stichwort IoT-Systeme: Eine weitere Möglichkeit ist, den "Ist"-Zustand des Aufzugs elektronisch zu überwachen. Moderne Systeme können ein Profil des Aufzugs und seiner Nutzungsbedingungen erstellen. Anhand dieser Daten lässt sich bereits eine Aussage darüber treffen, ob und wann eine Wartung mit einem bestimmten Schwerpunkt notwendig ist oder nicht, oder wann statistisch ausgewertet der Aufzug sehr wahrscheinlich eine Störung haben könnten (machine learning). Jedoch wollen auch diese Systeme bedient und ausgewertet werden, was Zeit und Geld kostet.

Stichwort qualifizierte Mitarbeiter: Auch wenn die Werbeversprechen der Unternehmen es sicher anders suggerieren, letztlich erfolgt doch die Verwaltung der Aufzüge meist durch Kaufleute und keine Techniker, die Entscheidungen auf Grund von Vorgaben, Erfahrungen und Zahlen treffen und nur im Zweifel einen Techniker zu Rate ziehen.

Störungsmanagement ist tatsächlich nicht mehr als dem Instandhaltungsunternehmen die Störung zu melden, die Abarbeitung zu verfolgen und ggf. zu eskalieren, wenn die Beseitigung länger dauert. Die Information an die Bewohner oder Mieter bzw. die Schaffung von Alternativen verbleibt beim Betreiber, insofern ist das "verwaltende Unternehmen" nicht mehr als ein zusätzlicher Player im Prozess, der fehlerbehaftet und verzögernd sein kann und augenscheinlich keinen Mehrwert bringt.

Noch keine Wartung auf Abruf

Es bleibt ein weiteres Manko in Bezug auf das "verwaltende Unternehmen": Die Entscheidung, ob die verlängerte Türzeit in der 7. Etage im vorigen Monat auf einen Verschleiß oder einen Umzug der Bewohner dieses Stockwerks zurückzuführen ist, kann ausschließlich eine Person des Hauses treffen, nicht eine Fremdfirma.

Kurzum: Ein unschlagbarer Pluspunkt wäre es, wenn die Fremdfirma in der Lage wäre, Reparaturen grundlegend zu reduzieren, durch vorausschauende Instandsetzung bzw. Modernisierung. Doch nach aktuellem Kenntnisstand ist dies zwar erklärtes Ziel aller Player, aber mehr als eine bedarfsabhängige Wartung ist noch nicht möglich. Und selbst dies ist aktuell nicht umsetzbar, da die Aufzugfirmen "Wartung auf Abruf" (Maintenance on demand) noch nicht umsetzen.

Geld sparen durch Fremdverwaltung?

Bleibt zuletzt die wirtschaftliche Betrachtung, denn zunächst kostet die Fremdverwaltung erstmal mehr Geld. Bei durchschnittlich ungefähr 30,-€ je Monat und Aufzug sind das Verwaltungskosten, die nicht umlegbar sind, auch wenn das gerne suggeriert wird – eine rechtliche Überprüfung hat m.E. noch nicht stattgefunden. Ab ca. 100 Aufzügen im Bestand kann man dafür schon fast einen eigenen Mitarbeiter beschäftigen und ab ca. 250 Aufzügen sogar einen Techniker und eine Verwaltungskraft, die sich gegenseitig vertreten.

Bis ca. 50 Aufzüge, die nicht zu alt sind, in sozialen Brennpunkten, Gebäuden mit hohen Fahrtenzahlen oder hoher Anforderung an die Verfügbarkeit sich befinden, hält sich der Verwaltungsaufwand in Grenzen. Ein technisches Grundverständnis vorausgesetzt, lohnt sich in diesen Fällen die Fremdvergabe nicht unbedingt. Hinzu kommt, dass auch die Fremdverwalter nicht unbedingt ein Interesse daran haben, Kunden zu betreuen, die nur eine geringe Anzahl an Anlagen haben, da auch ihr Aufwand hier höher liegt und damit die Preise sich nicht wirtschaftlich darstellen lassen.

Fazit: Wer in der Betreiberhaftung auf Nummer sicher gehen will, viele Aufzüge hat und hierfür keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen möchte, dafür aber innovativ die neuen Chancen der IoT-Technologie nutzen möchte, für den ist die Fremdverwaltung trotzdem eine durchaus spannende Möglichkeit.

Ihr Bernd Betreiber

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