E-Rechnungspflicht ab 2025: So bereiten Sie sich vor

Startklar für die E-Rechnung? Zum 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, Kleinunternehmer und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferanten und Großhändlern zu empfangen.

Von Kirsten Freund

Der 1. Januar 2025 ist ein wichtiger Stichtag für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland. Spätestens zu dem Datum müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Deshalb sollten sie die letzten Wochen des Jahres nutzen, um sich auf das Thema E-Rechnung vorzubereiten.

Die Vorschrift zur flächendeckenden Einführung der E-Rechnung basiert auf einer EU-Initiative. In Zukunft sollen alle Unternehmen untereinander (B2B) nur noch E-Rechnungen stellen.

In einem ersten Schritt sollen die Unternehmen erst einmal E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Dafür brauchen sie zunächst ein E-Mail-Postfach. Nach einer Übergangsfrist ab 2027 beziehungsweise 2028 (siehe Kasten "Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung") müssen sie E-Rechnungen auch verschicken können.

Viele Vorteile durch E-Rechnung

Wahrscheinlich werden viele Lieferanten und Großhändler bereits ab 2025 konsequent E-Rechnungen versenden, selbst wenn sie erst ab 2027 oder 2028 dazu verpflichtet sind - auch deshalb, weil für sie die E-Rechnung viele Vorteile bringt: Zum Beispiel werden manuelle Übertragungsfehler ausgeschlossen, sie spart Zeit, Personal- und Portokosten.

Das Besondere an E-Rechnungen ist, dass sie ein strukturiertes Datenformat haben. Dieses muss der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Die europäische Norm erlaubt länder- und branchenspezifische Erweiterungen. In Deutschland sind die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD am gebräuchlichsten. Wobei es sich bei der XRechnung um einen reinen XML-Datensatz handelt und bei ZUGFeRD um eine Kombination aus lesbarer pdf-Datei und einem Datensatz.

Lieferant wählt das Rechnungsformat

Die Betriebe sollten ab dem Jahreswechsel auch in der Lage sein, E-Rechnungen mit einer Visualisierungssoftware lesbar zu machen – zum Beispiel mit dem vom Bund geförderten kostenfreien "Quba-Viewer", denn sie können sich nicht aussuchen, ob ihr Großhändler, Stromversorger oder Autohändler eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung verschickt. Wobei Experten davon ausgehen, dass viele Unternehmen ihren Kunden entgegenkommen und das lesbare ZUGFeRD-Format nutzen.

Außerdem müssen sich die Betriebe mit der Frage beschäftigen, wie sie E-Rechnungen zehn Jahre lang GoBD-konform archivieren. Wirtschaftsverbände setzen sich dafür ein, dass das Bundeswirtschaftsministerium zumindest für die Übergangsphase ein kostenloses Tool zum Erstellen, Empfangen und Visualisieren von E-Rechnungen bereitstellt. Eine solche Lösung wird derzeit noch geprüft.

Neue Sprachregelung bei Rechnungen

Bei Rechnungen zwischen Unternehmen wird ab 2025 zwischen der E-Rechnung und der "sonstigen Rechnung" unterschieden. Als "sonstige Rechnung" gelten Rechnungen auf Papier, im PDF-Format oder Excel-Dateien.

Der IT-Dienstleister Datev bietet als einer der ersten Anbieter mit seiner neuen E-Rechnungsplattform eine Lösung für den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen im Mittelstand. Das Tool kann auch von kleinen Unternehmen genutzt werden, die nur zwei-, dreimal im Monat mit dem Thema in Berührung kommen.

Die E-Rechnungsschreibung, Bestandteil der E-Rechnungsplattform, richtet sich an Unternehmen, die sehr selten E-Rechnungen im Format EN16931 schreiben müssen.

Positive Nebeneffekte

Da die E-Rechnung jeden Unternehmer betrifft, sollte man sich frühzeitig mit dem Steuerberater zu dem Thema austauschen. Dieser kann den Betrieb beraten und möglicherweise – sofern noch nicht geschehen – an das Kanzleisystem etwa über "Datev Unternehmen online" anbinden. Alternativ kann man sich an seinen IT-Dienstleister wenden, um die bestehende Software anzupassen. Im Winter werden allerdings Terminengpässe erwartet.

Für einige kleinere Betriebe kann die Beschäftigung mit dem Thema E-Rechnung und die damit verbundene Digitalisierung auch den positiven Nebeneffekt haben, dass ihre Buchhaltung GoBD-konform wird. Wenn sie in Zukunft eine Software oder eine Anwendung nutzen, die sowohl GoBD-konform als auch auf die E-Rechnung vorbereitet ist, sind sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Die Autorin ist Redakteurin beim Deutschen Handwerksblatt, das wie das LIFTjournal in der Verlagsanstalt Handwerk erscheint.

Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung: Aktuell (2024)
– Noch ist es üblich, Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format beziehungsweise als jpg-Datei im B2B-Bereich zu verschicken. Es sei denn, man arbeitet für die öffentliche Hand.
– Es wird Zeit, sich mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen und bei Bedarf den Steuerberater oder IT-Dienstleister zu kontaktieren.
– Aufzugsunternehmen, die Mitglied in der Handwerkskammer sind, können sich dort zum Thema E-Rechnung beraten lassen, die Kammern bieten zum Teil auch (Web-)Seminare an. Die Termine findet man auf den Internetseiten der Kammern.

Ab 1. Januar 2025 und 2026
– Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
– Unternehmen dürfen E-Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Empfängers verschicken.
– Papierrechnungen bleiben noch zulässig, sofern der Empfänger keine E-Rechnung einfordert.
– Betriebe brauchen für den Empfang ein E-Mail-Postfach, man kann aber auch aus Kundenportalen E-Rechnungen herunterladen.
– Die Betriebe müssen in der Lage sein, die strukturierten Daten der E-Rechnung zu visualisieren.
– Die Unternehmen müssen E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
– Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, steuerfreie Leistungen und Fahrausweise sind ausgenommen.

Ab 1. Januar 2027
– Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu verschicken.
– Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen oder Bilder können als PDF angehängt werden.
– Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen schicken.
– EDI-Rechnungen können noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Ab 1. Januar 2028
– Ausnahmslos alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen verschicken.
– Der Rechnungsaustausch über EDI-Verfahren bleibt zulässig, sofern sichergestellt ist, dass sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
– Bei Rechnungen an Privatkunden bleibt es bei "sonstigen Rechnungen" (also auf Papier oder als pdf etc.).

Checkliste für KMU: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und die Datev haben gemeinsam eine kostenfreie Checkliste im PDF-Format für kleine und mittlere Unternehmen des Handwerks erarbeitet. Diese können anhand der Fragen klären beziehungsweise abhaken, inwieweit sie vorbereitet sind.