ChatGPT: Mit künstlicher Intelligenz Zeit und Geld sparen

Mit der künstlichen Intelligenz von ChatGPT können auch Aufzugsunternehmen im Arbeitsalltag textbasierte Prozesse stark beschleunigen. Doch in welchen Bereichen lohnt der Einsatz? Und wie lassen sich gute Ergebnisse erzielen?

Von Thomas Busch

Um das Schreiben von Texten kommen auch Aufzugsunternehmen im Arbeitsalltag nicht herum: Das Aufgabenfeld reicht von E-Mails, Angeboten und Stellenausschreibungen bis hin zu Texten für die eigene Homepage, Newsletter oder Posts in sozialen Medien. Wer seine Zeit nicht mit der Suche nach wohlklingenden Formulierungen und korrekter Rechtschreibung verbringen möchte, sollte auf digitale Unterstützung setzen: Mit der künstlichen Intelligenz (KI) von Chatbots verfassen Unternehmen ihre Schriftstücke im Handumdrehen. Dazu genügen schon einige inhaltliche Vorgaben in Form von Stichworten.

Die bekanntesten Chatbots mit künstlicher Intelligenz sind ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) und Google Gemini. Die digitalen Helfer können nicht nur Texte schreiben, kürzen und übersetzen, sondern auch Informationen recherchieren oder die Essenz aus längeren Fachartikeln oder verschiedenen Webseiten zusammenfassen. Außerdem erleichtern Chatbots die Suchen nach Angeboten, fachspezifischen Themen, Produkten oder Materialien.

Von diesen Vorteilen der künstlichen Intelligenz wollen künftig viele Unternehmen profitieren: Laut einer internationalen Umfrage der Unternehmensberatung McKinsey von April 2023 setzen bereits ein Drittel aller Unternehmen regelmäßig KI-Anwendungen ein, weitere 25 Prozent wollen eine Nutzung prüfen. Gleichzeitig sagen 40 Prozent, dass sie künftig verstärkt in künstliche Intelligenz investieren wollen.

ChatGPT kostenlos einsetzen

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Für das erste Kennenlernen einer künstlichen Intelligenz bietet sich ChatGPT an. Zur Nutzung des hilfreichen Chatbots genügt eine Internetverbindung – und schon können Mitarbeiter über eine Webseite oder App mit der künstlichen Intelligenz Kontakt aufnehmen. Die Kommunikation erfolgt – genau wie bei Messenger-Programmen – ganz einfach über ein Texteingabefeld oder per Spracheingabe. Bei der Unterhaltung mit dem Chatbot kann man sich auch auf vorherige Inhalte beziehen oder die künstliche Intelligenz auffordern, gelieferte Ergebnisse noch einmal unter Berücksichtigung bestimmter Aspekte zu überarbeiten.

Wer die neueste Version von ChatGPT nutzen möchte, muss dafür ein Abo abschließen, das zurzeit 20 $ pro Monat kostet. Zum Testen ist eine kostenlose Version verfügbar, deren Funktionsumfang allerdings eingeschränkt ist.

Eine gute Alternative ist "Copilot" von Microsoft: Der Chatbot bietet als Gratis-Version deutlich mehr Funktionen als das kostenfreie ChatGPT und basiert auf dem aktuellen Sprachmodell GPT-4 – inklusive Zugriff auf das Internet als Informationsquelle. Um alle Funktionen zu nutzen, ist allerdings das Anlegen eines kostenfreien Microsoft-Accounts oder die Verwendung der "Microsoft Copilot"-App auf dem Smartphone nötig.

Fakten und Urheberrecht prüfen

Da die künstliche Intelligenz noch ganz am Anfang steht, sollten Unternehmen die Antworten von ChatGPT vor der Nutzung auf Korrektheit prüfen – denn manchmal schleichen sich falsche Fakten ein. Auch gilt es, bei der Nutzung von KI-generierten Texten das Urheberrecht zu beachten: Zwar sind Inhalte, die von einer künstlichen Intelligenz geschaffen wurden, urheberrechtlich nicht geschützt.

Trotzdem kann es vorkommen, dass die Ergebnisse bereits bestehenden Texten zu sehr ähneln – und dann können sie eine Urheberrechtsverletzung darstellen. Bei der Nutzung von Chatbots sollten Unternehmen außerdem die DSGVO beachten und niemals personenbezogene Daten bei ChatGPT eingeben.

Viele Anwendungsbereiche im Alltag

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Unternehmen aus der Aufzugsbranche können ChatGPT in vielen Bereichen nutzen: Neben der täglichen Geschäftskorrespondenz lassen sich zum Beispiel Arbeitsschutzanweisungen einfach in mehrere Sprachen übersetzen – genauso wie Texte von eigenen Webseiten oder Online-Shops, um internationale Kunden zu erreichen.

Auch bei der Recherche nach bestimmten Themen oder Produkten muss sich niemand mehr durch Google-Trefferlisten scrollen, denn ChatGPT fasst die interessantesten Inhalte übersichtlich zusammen. Wenn Unternehmen die Möglichkeiten von ChatGPT auf diese Weise clever nutzen, können sie im Arbeitsalltag gezielt Zeit und Geld sparen.

Ausgewählte Chatbots mit künstlicher Intelligenz im Überblick:

Tabelle: Stand 16.05.2024. Alle Angaben ohne Gewähr.

Checkliste: Ideen zur Nutzung von ChatGPT - Inspiration: Chatbots werden zu Ideenlieferanten, wenn man weit gefasste Fragen stellt, zum Beispiel: "Kannst du mir helfen, mehr Fachkräfte aus der Aufzugsbranche für mein Unternehmen zu finden?", "Kannst du mir helfen, mit meinem Fachbetrieb für Aufzugstechnik mehr Follower bei Instagram zu erreichen?"
- Überblick: Für einen ersten Überblick über ein Wissensgebiet genügen einfache Fragen, zum Beispiel: "Was muss ich als Arbeitgeber beim Formulieren von Arbeitszeugnissen beachten?", "Wie werden Photovoltaikanlagen versteuert?", "Gib mir Ideen zum Energiesparen in meinem Unternehmen."
- Rollentausch: Für exaktere Antworten kann man ChatGPT vorab eine Rolle zuweisen, zum Beispiel: "Verhalte dich wie ein Fachanwalt für Arbeitsrecht" oder "Verhalte dich wie ein Experte für Digitalisierung". Danach stellt man seine fachspezifischen Fragen.
- Texte: Zur Generierung von Texten empfiehlt sich die Angabe der gewünschten Textform, eventueller Längenbeschränkungen und die Vorgabe der wichtigsten Inhalte in Form von Stichpunkten. Zum Beispiel: "Schreibe eine feierliche Rede zum 20-jährigen Jubiläum meines Unternehmens aus der Aufzugsbranche mit folgenden Inhalten: …", "Schreibe einen Post für Facebook mit maximal 100 Wörtern und den folgenden Inhalten: …" oder "Schreibe eine Mail an einen Kunden, dass sich die Lieferung seines neuen Aufzugs verzögert, mit den folgenden Inhalten: …"
- SEO: ChatGPT hilft auch bei der Optimierung von Webseiten-Texten für Suchmaschinen. Dazu einfach hinter die Aufforderung: "Nimm für diesen Text eine SEO-Analyse vor:" den selbst geschriebenen Seitentext kopieren.
- Aufgaben: ChatGPT kann auch Lösungen zu komplexeren Fragen liefern, zum Beispiel: "Gib mir Ideen für ein gesundes Frühstück für jeden Tag der nächsten Woche. Plus eine Einkaufsliste für jeden Tag, für jeweils vier Mitarbeiter."
- Angebote: Die besten Angebote findet ChatGPT nach Aufforderungen wie "Finde das günstigste Angebot für das Smartphone xy" oder "Wo finde ich den besten Preis für xy."

ChatGPT: Bessere Texte mit der CIDI-Methode Der KI-Spezialist Gianluca Mauro entwickelte ein Konzept für bessere Antworten von ChatGPT: die CIDI-Methode. Die vier Buchstaben stehen für Bausteine, mit denen die künstliche Intelligenz exaktere Texte generiert: "Context","Instruction", "Details" und "Input".

Ein Beispiel:
1.) (Context:) Verhalte dich wie ein kreativer Textprofi.
2.) (Instruction:) Ich gebe dir Details zu einer offenen Stelle für Fachkräfte für Aufzugstechnik Du schreibst eine überzeugende Stellenanzeige für Interessenten.
3.) (Details:) Benutze einen lockeren, modernen Schreibstil und stelle die Benefits für Fachkräfte in den Fokus.
4.) (Input:) Wir sind Spezialisten für Aufzugstechnik. Standort: Düsseldorf. Ihre Aufgaben: Durchführen von Reparaturen an hydraulischen und seilbetriebenen Aufzügen, Wartung von Aufzügen. Leistungsgerechte Vergütung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Überstundenzuschläge, unbefristeter Arbeitsvertrag, betriebliche Altersvorsorge, Firmenwagen auch zur privaten Nutzung.

Wichtig: Die vier Textblöcke müssen direkt hintereinander in dasselbe Eingabefeld geschrieben werden – ohne die Wörter in Klammern und ohne zwischendurch die Return-Taste zu betätigen.

Der von ChatGPT generierte Text wird nicht in allen Details für das eigene Unternehmen passen, lässt sich aber meist mit wenigen Handgriffen optimieren. Natürlich sind auch automatische Nachbearbeitungen durch ChatGPT möglich, zum Beispiel mit der Aufforderung: "Der Text klingt ziemlich altbacken. Geht das ein bisschen moderner, jugendlicher, lockerer?"